Консалтинг в управлении
документами

Решаем классическую управленческую задачу
постановки документооборота

1
Обеспечение топ-менеджмента достоверной
и своевременной информацией
2
Повышение исполнительской дисциплины
3
Снижение затрат на административные функции
4
Снижение влияния «человеческого фактора» при работе
с документами
5
Оптимизация управленческой деятельности
компании

ВИДЫ МЕТОДИЧЕСКИХ ПРОЕКТОВ


ЭКСПРЕСС-АУДИТ ДОКУМЕНТООБОРОТА

(полная картина текущих документных процессов по одному блоку управленческой документации с рекомендациями)

Преимущества:

  • качественно - работы выполняются экспертами фирмы «1С»
  • быстро - срок выполнения работ 5 рабочих дней
  • фиксированная стоимость - 296 000 руб.

Результат проекта:

Отчет с описанием текущих процессов документооборота и рекомендациями по оптимизации документооборота для целей автоматизации.

Отчет используется руководителем, собственником компании для планирования и принятия управленческих решений:

  • внедрить систему электронного документооборота по модели «как есть»;
  • провести подготовительные мероприятия для автоматизации документооборота. 

Практическое внедрение сформированных рекомендаций вы можете провести самостоятельно или доверить это нам.

ПОЛНЫЙ МЕТОДИЧЕСКИЙ ПРОЕКТ

(полное описание всего документооборота компании «как есть» и целевой модели документооборота «как надо»)

Если вы поручаете внедрение рекомендаций нам – эксперт «1С» формализует процедуры работы с документами, зафиксирует зоны ответственности подразделений в рамках корпоративного документооборота и предоставит готовый пакет локальных нормативных актов.

Этапы методического проекта:

  • Диагностика документных процессов, формирование рекомендаций.
  • Проектирование целевой модели документооборота.
  • Регламентация документооборота.
  • Создание центра компетенций по документообороту.

Результат проекта:

  • Аналитическая записка по итогам обследования с рекомендациями.
  • Функциональные требования к системе.
  • Локальные нормативные акты.

  • Положение о делопроизводстве
  • Порядок использования квалифицированной электронной подписи
  • Положение о договорной работе
  • Положение о работе с распорядительной документацией
  • Положение о работе с локальными нормативными актами
  • Положение о работе с обращениями клиентов
  • Положение о службе делопроизводства
  • Должностные инструкции
  • Альбом унифицированных форм (шаблонов) документов
  • Приказ о начале работ по автоматизации документооборота
  • Приказ о запуске в промышленную эксплуатацию системы управления документами
  • Приказ о работе в системе управления документами
  • Приказ о делегировании полномочий
  • Приказ о функциях структурных подразделений
  • Приказ об утверждении и введении в действие пакета нормативных документов

Подробная информация о полном методическом проекте



Кроме того, мы обучим ваших сотрудников работать по новым правилам и поможем максимально безболезненно принять изменения в управленческих процедурах.

Своими силами или с привлечением партнеров?

Вы можете сократить стоимость проектных работ за счет вовлечения собственных сотрудников – например, на этапе сбора информации. Но если вы не готовы выделять человекочасы на постановку документооборота, у нас тоже есть решение. Можно привлечь к этим работам партнеров фирмы «1С», а эксперт-консультант будет руководить работами.

Как лучше? Все зависит от особенностей вашего предприятия. Мы поможем вам разобраться.

Информация для партнеров

Что у нас нового

О нас

В команде «1С» собрались лучшие специалисты в области управления документами. Наша цель – не оставить вас с набором сложных материалов, а помочь сделать первый шаг к автоматизации документооборота.

Опыт работы методологом в крупных российских финансовых компаниях и госкорпорациях сформировал у меня четкое понимание, что представляет собой управленческая машина, как она устроена, как работает, и главное, в чем нуждается.

Под управленческой машиной я понимаю ту систему управления, которая сложилась в современных российских компаниях.

Это смесь наследия советской бюрократической системы управления с адаптивными управленческими системами, разновидностями которых являются, например, проектные формы управления. И я, как эксперт-методолог, вижу, что современные компании находятся в поиске наиболее удобных и практичных инструментов управления внутренними коммуникациями, информационными потоками, рабочими ресурсами, затратами на управленческие процедуры.

Под управленческой машиной я понимаю ту систему управления, которая сложилась в современных российских компаниях. Это смесь наследия советской бюрократической системы управления с адаптивными управленческими системами, разновидностями которых являются, например, проектные формы управления.

Читать дальше

Скрыть

Руководитель направления
консалтинга — Софья Ульянцева

Кандидат исторических наук по специальности «Документалистика, документоведение, архивоведение», эксперт по управлению документацией фирмы «1С»

10-летний опыт работы методологом в крупнейших российских финансовых компаниях (ВТБ 24, Банк Русский Стандарт, ХГ Росгосстрах, Номос-Банк, ГК РОСНАНО, НБ ТРАСТ).

С 2012 года развивает направление методологии электронного документооборота в фирме «1С».

Автор методик и стандартов консультирования, публикаций в научных и профессиональных изданиях, учебных пособий, ряда образовательных программ.

Имеет опыт успешного руководства консалтинговыми проектами по построению систем управления документацией.

Методология

Фирма «1С» использует собственную методику постановки
документооборота, которая уже успешно зарекомендовала себя на рынке.

Мы – пионеры в разработке типовых методик
по управлению документами в России:

Продукт 1
Продукт 2
Продукт 3
Продукт 4

О нас пишут

ООО УК «СГМК»

От лица группы компаний SGMK выражаем благодарность Ульянцевой Софье за высокий профессионализм, тематически грамотное построение обучающего материала, его доступность для понимания, наглядность, подкрепленную примерами из практики. Это наш первый опыт в проведении данного рода мероприятия, именно с представителем компании 1С. Что сказать, волнительно! Хотя мы давно знакомы и используем в своей работе некие продукты данной компании. Прогресс не стоит на месте, и мы не хотим отставать. А автоматизация документооборота является одной из не маловажных составляющих частей ведения успешного бизнеса.

Несмотря на большой объём информации, программа не перегружена, не показалась банальной и «сухой», наоборот, за счет взаимодействия с аудиторией, построения диалога, партнёрских взаимоотношений, атмосфера кипела. Спасибо, Софья, за компетентность при ответе на наши вопросы! Приятно видеть перед собой профессионала в своем деле! В наше время это редкость!

Программа обучения позволила нам выявить определенные нюансы в нашей работе и наметить пути их исправления в дружеской, комфортной для всех участников обучения обстановке.

Рабочая группа SGMK

ООО Трансстроймеханизация

Выводы и рекомендации сотрудников ООО "НПЦ-1С" позволили нам сократить сроки внедрения 1С:Документооборота на первом этапе (входящие, исходящие, организационно-распорядительные документы) в подразделениях ООО "Трансстроймеханизации".

Выражаем благодарность сотрудникам ООО "НПЦ-1С" за консультации по методологическим вопросам, возникавшим при внедрении 1С:Документооборота на первом этапе.

Заместитель генерального директора
Исполнительный директор П.А. Плишкин

ООО «УГМК-ОЦМ»

В сентябре 2018 нами был получен запрос от группы компаний “Холдинг кабельный альянс”, входящей в структуру УГМК-Холдинг, на проведение комплексного аудита системы документооборота и проверки эффективности использования продукта «1С:Документооборот».

В ходе проведения аудита, наши специалисты столкнулись со сложностями систематизации и оформления результатов аудита по причине недостаточной методической подготовки в предметной сфере и отсутствие опыта проведения и оформления аудита для сторонних организаций. Поэтому было принято решение обучить сотрудников аудируемой организации, по программе «Подготовка к автоматизации документооборота» и получить дополнительные консультации для сотрудников УГМК-ОЦМ.

Исполнителем было выбрано ЧОУ ДПО 1С-ОБРАЗОВАНИЕ в лице автора курса и проектной методологии к.и.н. Ульянцевой Софьи Эдуардовны.

Очень благодарны Софье Эдуардовне за глубокую методическую проработку курса, за умение вместить в двухдневный курс всю необходимую для работы в данной обширной области информацию, за тактичное модерирование возникающих дискуссий и умение мотивировать на дальнейшее успешное развитие использования «1С:Документооборот» в любой организации. Подготовленная ею база данных «1С:Методология управления документами» является объемным, но понятным и эффективным инструментом для подготовки, проведения и оформления результатов аудита документооборота организации.

Директор по организационному развитию
А.Е. Маслов

ООО Холдинг "Кабельный альянс"

С 2016 года в процессе эксплуатации программы 1С: Документооборот были выявлены недостатки в части автоматизации управления документами организации. Основной причиной этого являлось отсутствие методической подготовки специалистов при внедрении программы. Для решения вопросов в документационных процессах и процессах выдачи и контроля исполнения поручений, а также, с целью повышения квалификации сотрудников компании, участвующих во внедрении 1С:Документооборота, осенью 2018 года было принято решение привлечь в качестве экспертов специалистов ООО «УГМК-ОЦМ» и по предложению экспертов, привлечь в качестве лектора к.и.н. Ульянцеву Софью Эдуардовну (автора курса компании 1С «1С: Методология управления документами»). В результате проведенных мероприятий появилось точное понимание, какие процессы в системе документооборота и управления поручениями на предприятии организованы не самым оптимальным образом, где допущены методологические ошибки или недоработки, наличие которых препятствует получению максимального эффекта от использования 1С: Документооборота. Была выработана общая стратегия по устранению выявленных недостатков и развитию системы документооборота.

Благодарим сотрудников УГМК-ОЦМ и к.и.н. Ульянцеву Софью Эдуардовну за проделанную работу и надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество!

Директор по общим вопросам
Т.А. Калягина

ОАО «ЮТЭК-Нефтеюганск»

Для правильной постановки делопроизводства мы использовали пособие «Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства». За основу взяты предложенные типовые нормативные документы, которые мы доработали под специфику компании где-то на 10%. В программу загрузили также бланки и шаблоны документов из методического продукта.

Итак, экономия времени на постановку документооборота существенно окупает затраты на проведение обучения и покупку готовых методик. Можем рекомендовать предприятиям готовые методики постановки документооборота, разработанные фирмой «1С», для постановки документооборота. Это готовое решение проблемы, а не просто учебный теоретический материал.

Директор А.И. Бессонов

ПАО Новороссийский морской торговый порт

Благодаря обучению сотрудники ПАО «НМТП» достигли общего понимания предстоящего объема работ и степени вовлеченности в проект каждого из сотрудников. Это позволило сотрудникам компании «говорить на одном языке» при планировании и утверждении предстоящих работ и обеспечило легкое взаимодействие в ходе дальнейшего внедрения.

Был произведен предварительный обмен мнениями, который ляжет в основу реализации проекта. Проведено интервьюирование ключевых сотрудников, влияющих на качество документооборота.

Можем рекомендовать учебный курс «Подготовка к автоматизации документооборота» для всех крупных компаний, планирующих внедрять документооборот. Этот курс позволяет выстроить общие цели и вовлечь ключевых сотрудников в процесс внедрения.

Директор дирекции ИТ А.А. Карицкий

НИТУ МИСиС

При постановке документооборота применялись инструменты и методики, разработанные фирмой «1С». Итоги проекта:

  1. Делопроизводственные процессы оптимизированы с учетом новейшего подхода и современных нормативных требований
  2. Подготовлен пакет документов, регламентирующих документооборот. Все документы учитывают работу в «1С:Документообороте».
  3. Выстроена политика управления документами, делопроизводство ведется в едином корпоративном стандарте.

Системный подход к организации документооборота и хорошо продуманные процедуры обработки документов дают ощутимые результаты в экономии трудозатрат на документационное сопровождение основной деятельности.

Рекомендуем консалтинговые услуги, оказываемые фирмой «1С».

Проректор по общим вопросам И.М. Исаев

Логистическая компания «ТРАСКО»

В 2015 году было принято решение об автоматизации процесса согласования договоров на основе имеющейся в компании системы «1С:Документооборот».

В ходе проекта в компании была проведена работа по классификации договорной документации, определению порядка ее обработки и моделированию маршрутных карт.

На основании этих материалов был разработан документ «Положение о договорной работе» для компании. Результаты работы эксперта 1С существенно облегчили запуск процесса автоматизации договорных процессов.

Руководитель процесса автоматизации бизнес-процессов О.А. Щепунова

ФГУП «Почта России»

Выражаем благодарность ведущим семинара руководителю направления «Консалтинг в управлении документами» к.и.н. Ульянцевой Софье и менеджеру проектов «1С-Софт Райз» Шинкареву Денису. Обсуждение внедрения СЭД с различных точек зрения эксперта по управлению документацией и ИТ-специалиста позволило посмотреть на задачу с разных позиций.

Отдельное спасибо за учебное пособие, в котором описаны методические вопросы организации документационного обеспечения управления.

Руководитель департамента по административным вопросам О.В. Бужинская

Авиакомпания «Победа»

С использованием типовой инструкции, разработанной фирмой «1С», мы сэкономили массу времени, при том что дополнительно были составлены пользовательские инструкции с иллюстрациями по работе в программе. Но такой объемный документ, как инструкция по делопроизводству, мы бы составляли очень долго.

В результате мы имеем добротный нормативный документ, подробно описывающий работу с документами, содержащий меры административного регулирования процессов совместной работы, и, что немаловажно, привязанный к используемой нами системе электронного документооборота.

Руководитель группы документооборота Л.В. Дроздова

ООО «ГРУППА ПОЛИПЛАСТИК»

Использование Комплекта нормативных документов сокращает время на подготовительные работы к автоматизации документооборота.

Комплект может быть использован для постановки документооборота в качестве методической основы, а также для регламентации действующих делопроизводственных процедур и организации деятельности службы делопроизводства.

Рекомендуем методический продукт «Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства» компаниям, которые не имеют выделенной службы делопроизводства и специалистов по регламентации процессов.

Начальник управления делами Е.Ю. Иванова

ООО «ГТХ Инжиниринг»

Одной из приоритетных задач была оптимизация договорной работы. Мы понимали, что регламентация договорной работы существенно повысит ее эффективность, но столкнулись с проблемой создания подобного регламента. Типовое положение о договорной работе от 1С стало основой для закрепления единых правил работы с договорами в ООО «ГТХ инжиниринг». Более того, мы ввели описанные в типовом положении процедуры, которые не использовали ранее.

Отдельно выделим альбом унифицированных форм документов. Шаблоны составлены с учетом требований российского стандарта, поэтому использование этих шаблонов ООО «ГТХ инжиниринг» свело к минимуму ошибки при оформлении документов.

Рекомендуем методический продукт «Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства» для постановки или оптимизации документооборота. Отмечаем ощутимую экономию времени при высоком конечном результате.

Генеральный директор И.Н. Бучельников

ОАО «Международный аэропорт Минеральные воды»

Внедрение СЭД в организации является серьезным изменением, требующим длительной подготовки, предварительных исследование и тщательно спланированного периода адаптации. Чем крупнее организация, тем ответственнее нужно подходить к решению этих вопросов. Специалистам ДОУ в этом процессе отводится важная роль – они становятся связующим веном между теми, кто внедряетд СЭД и рядовыми исполнителями. Практическое пособие «Комплект нормативных документов. Методика постановки делопроизводства» окажется полезным специалистам организаций, которые занимаются решением задач внедрения СЭД.

Зав. делопроизводством М.В. Гусева

Франчайзинговая сеть Казахстана

Переданные Вами в товарищеской атмосфере знания и опыт позволят нам по-новому взглянуть на методы работы и оптимизировать свой бизнес, а зажженная Вами искра творчества, несомненно, укажет нам путь к покорению тех вершин, которые раньше казались нам недоступными.

Директор «1С-Сапа» и «Слава ВЦ» В.А. Сапа

Франчайзинговая сеть Азербайджана

Переданные Вами знания несомненно станут для нас фундаментом для разработок на новом качественном уровне.

Надеемся на дальнейшее сотрудничество в сфере автоматизации документооборота и обучения.

Директор Marco Computer Technologys И.А. Байдиков

Кафедра документоведения ИАИ РГГУ

Пособие отвечает на вопрос, как автоматизировать работу с документами в сжатые сроки и своими силами. Пособие содержит рекомендации по проведению аудита документов предприятия, организации работы с бумажными и электронными документами.

Приведены примеры автоматизации работ с конкретными видами документов. Пособие представляет значительный практический интерес и рекомендуется к публикации.

Доцент, заместитель заведующего кафедрой, к.и.н. Ю.М. Кукарина

Кафедра документоведения ИАИ РГГУ

Следует отметить серьезный и профессиональный подход автора к подготовке пособия, позволивший выстроить логичную структуру глав и разделов, затрагивающих как теоретические, так и практические аспекты организации делопроизводства.

Предложенное на рецензирование практическое пособие С.Э. Ульянцевой, может быть рекомендовано к использованию в соответствии с адресностью, заявленной автором.

Доцент, заместитель заведующего кафедрой, к.и.н. Ю.М. Кукарина

Кафедра документоведения ИАИ РГГУ

Предложенное на рецензирование практическое пособие С.Э. Ульянцевой, может быть рекомендовано к использованию в соответствии с адресностью, заявленной автором.

Доцент, заместитель заведующего кафедрой, к.и.н. Ю.М. Кукарина


Обучение

Проводится раз в месяц в Учебном центре №1 фирмы «1С» в очной форме и в формате корпоративного обучения для сотрудников предприятий. Цель корпоративного обучения – создать на предприятии команду единомышленников для успешного внедрения 1С:Документооборота.

Учебный курс

  • Содержит теоретические основы управления документами
  • Рассказывает о методике проведения подготовительных (консалтинговых) работ для успешного построения системы управления документами
  • Быстро погружает в предметную сферу и обеспечивает уровень знаний, достаточный для участия в проектах внедрения систем электронного документооборота
Программа курса, отзывы и запись на обучение

Индивидуальная программа

После завершения работ может быть организовано обучение для тех сотрудников, которым надо разъяснить, какие изменения введены, как работать по новым правилам.

Длительность обучения – от одного до пяти рабочих дней. Программа составляется индивидуально.

Пишите на doc@1c.ru или звоните: +7 499 976-02-52.

Хочу консультацию

Заявка на консультацию

Указан некорректный номер телефона или email

Сотрудники «1С» свяжутся с вами в ближайшее
время после получения заявки.